El area de bancos es muy sensible en una organización y es importante tener los controles adecuados para minimizar al máximo los riesgos que puedan perjudicar ésta área.
Podemos mencionar algunos controles que nos pueden ayudar a controlar de manera eficiente los ingresos y egresos bancarios y también identificar aquellas falencias que puedan estar ocasionando algún tipo de riesgo y que puede estar representando un riesgo financiero.
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Segregación de funciones adecuada
El personal asignado al area de bancos debe estar correctamente segregado, es decir, deben haber varios niveles o filtros que nos ayuden a establecer si las cosas se están haciendo correctamente tanto para la aprobación, y ejecución del gasto.
- Personal que aprueba los pagos o compras.
- Tener una matriz de firmas (firmantes) aprobadas para pagos y montos.
- Cada pago puede estar sujeto previo autorización según el monto establecido.
- Respetar las políticas para emisión de cheques
- Seguir el procedimiento para aprobación de compras mayores.
- Personal que realiza los pagos (transferencias, cheques)
Para elaborar uno o varios pagos debe haber un requerimiento pare el efecto.
Este requerimiento puede estar relacionado con una autorización directa dependiendo de cierto monto, supongamos montos arriba de Q 10,000.00, (este límite debe estar fijado en una política interna de la compañía).
El cuál se genera de una orden de compra correctamente firmada por el gerente de compras, la cual cumplió con los requisitos establecidos en las políticas para aceptarla , estos filtros son necesarios para hacer una compra objetiva para la empresa. (De este tema hablaremos en un artículo más adelante)
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Algunos aspectos a considerar para el personal de area de bancos que emite los pagos:
- Verificación de correlativo de cheques o chequeras
- Llevar un control de cheques emitidos para firma ( esto debe ir junto con los cheques que se traslade para firma).
- Acatar las políticas para compras mínimas (los requisitos deben ser menores a las compras mayores a ciertos montos, sin embargo deben estar aprobadas por un superior)
- Una vez obtenida la orden y la aprobación para la emisión del cheque, el empleado de elaborar un cheque el cual ya fue aprobado.
Personal de Créditos y Cobros.
El area de bancos se extiende al área de créditos y cobros, en esta ocasión hablaremos específicamente de cobros el cual está íntimamente relacionado con el tema bancario, en otro artículo hablaremos del tema de créditos y sus políticas.
Es importante tener un control adecuado sobre los cobros realizados cuidando los siguientes factores:
- Aplicación de cobros a facturas emitidas con anterioridad.
- Emisión de recibos de caja y sus correlativos junto con un detalle de facturas que se están pagando por parte del cliente(Es indispensable siempre emitir recibos de caja por cualquier ingreso para tener un control efectivo)
- Si existen ingresos de efectivo sin identificar, gestionar esta información para tratar de identificar la procedencia de los mismos.
Personal que realiza conciliaciones bancarias
Para completar el ciclo de egresos (bancos) correctamente, es importante tener el personal adecuado para realizar el registro de las operaciones contables y las conciliaciones bancarias, las cuales deben estar revisada y aprobadas por un superior.
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Aspectos a considerar al momento de realizar conciliaciones bancarias
- Tener estados de cuenta bancarios originales los cuales servirán de base para verificar que todos los movimientos, ingresos y salidas fueron correctamente aplicados.
- Verificar aquellas operaciones flotantes que aun no han sido aplicadas por el banco. (Ejemplo, depósitos enviados pero aun no acreditados a la cuenta bancaria, cheques en circulación, etc.)
- Hacer verificaciones aleatorias de algunas transacciones importantes y comprobar que efectivamente fueron realizadas y comprobar los conceptos de las mismas.
- Verificar liquidaciones de vendedores que estén correctamente realizadas con las ventas del día o semana según se maneja.
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