Superintendencia de Administración Tributaria publicó el 28 de mayo de 2018 el criterio tributario institución No. 7-2018 denominado, Facturas autorizadas y emitidas en papel posterior a la entrada en vigencia del acuerdo gubernativo número 5-2013, que cuenten con el procedimiento de resguardo electrónico, en este articulo, veremos los casos relacionados con dicho criterio.
ANÁLISIS LEGAL:
Conforme al artículo 10 de la Ley del Organismo Judicial, se regula que las normas se interpretarán conforme a su texto según el sentido propio de sus palabras, a su contexto y de acuerdo con las disposiciones constitucionales.
El artículo 4 del Código Tributario, regula que la aplicación, interpretación e integración de las normas tributarias, se hace conforme a los principios establecidos en la Constitución Política de la República de Guatemala, los contenidos en dicho Código, en las leyes tributarias específicas y en la Ley del Organismo Judicial.
Entre otras atribuciones de la Administración Tributaria de conformidad con el artículo 98 «A» numeral 2. del mismo código, indica establecer procedimientos para la elaboración, transmisión y conservación de facturas, recibos, libros, registros y documentos por medios electrónicos, cuya impresión pueda hacer prueba en juicio y los que sean distintos al papel. La Administración Tributaria
podrá autorizar la destrucción de los documentos, una vez se hayan transformado en registros electrónicos a satisfacción de ésta.
Para el caso de otras obligaciones de los contribuyentes y responsables conforme el artículo 112 «A» numeral 1. del código en mención, señala que es conservar en forma ordenada, mientras no haya transcurrido el plazo de prescripción, libros, documentos y archivos, estados de cuenta bancarios o sistemas informáticos del contribuyente, que se relacionan con sus actividades económicas y financieras, para establecer la base imponible de los tributos y comprobar la cancelación de sus obligaciones tributarias.
La Ley del Impuesto al Valor Agregado en el artículo 29 establece, que los contribuyentes están obligados a emitir con caracteres legibles y permanentes o por medio electrónico, facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de crédito y otros documentos que, en casos concretos y debidamente justificados, autorice la Administración Tributaria, la cual está facultada para autorizar, a solicitud del contribuyente, el uso de facturas emitidas en cintas, por máquinas registradoras, en forma electrónica u otros medios, siempre que por la naturaleza de las actividades que realice se justifique plenamente.
El artículo 30 de la citada ley, indica que las especificaciones y características de los documentos obligatorios, se establecerán en el Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado y que deberán ser autorizados por la Administración Tributaria para su registro y control computarizado.
Para el efecto, los artículos 29 y 30 del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, regulan los requisitos que deben llevar impresos en todos los casos, los documentos emitidos por ventas o prestación de servicios de los contribuyentes y/o responsables tributarios, así como, los plazos de vigencia, en cuanto a que los documentos que se autoricen para emitirse en papel tendrán dos años contados a partir de la fecha de la resolución de autorización. En el caso de la autorización de primeros documentos, el plazo de vigencia será de un año, computado de fa misma forma.
Aunado a lo anterior, el último párrafo del artículo 29 del citado reglamento, establece una excepción para las facturas electrónicas y el resguardo de copias de facturas emitidas en papel y que luego se convierten en registros electrónicos, las cuales deben cumplir con lo regulado en dicho reglamento y el Acuerdo de Directorio número 024-2007 de la Superintendencia de Administración Tributaria, en cuanto a las especificaciones técnicas para el almacenamiento electrónico de los referidos documentos.
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O En ese orden de ideas, el artículo 30 del referido reglamento indica que, la emisión de las facturas en papel deberá realizarse de forma que se garantice su legibilidad y que no se borren con el transcurso del tiempo y que los datos se imprimirán de conformidad con tas especificaciones que autorice la Administración Tributaria.
En relación con lo expuesto anteriormente, el Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria, emitió el Acuerdo de Directorio Número 024-2007, cuyo objetivo es desarrollar y aplicar lo relativo a la emisión y control de las facturas, entre otros, de forma electrónica en línea y la conservación de las mismas en medios electrónicos, para aquellos casos en que dichas facturas hubiesen sido emitidas originalmente en papel o medios impresos.
Al respecto, el artículo 3 literal c) del referido acuerdo, señala que los Generadores de Facturas Electrónicas GFACE, deben estar autorizados por la Administración Tributaria para poder generar Facturas Electrónicas o Registros Electrónicos de facturas, notas de crédito, notas de débito y otros documentos previamente impresos en papel (para sustituir las copias en papel).
En congruencia con lo anterior, el artículo 15 del mencionado acuerdo regula que el resguardo electrónico de los registros de la facturación en papel tiene como principal objetivo facilitar el almacenamiento electrónico de los registros de las O copias pre-impresas de los documentos fiscales como Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y otros documentos emitidos en papel, que previamente hayan sido autorizados por la SAT, a través de imprentas autorizadas o autoimpresores.
Por Io tanto, el artículo 16 del citado acuerdo establece los requisitos que se deben cumplir para la conservación por medios electrónicos de los datos de facturas, notas de crédito, notas de débito y otros documentos autorizados por la SAT y emitidos en papel, de acuerdo con los procedimientos y especificaciones técnicas que para el efecto establezca y emita la SAT y conforme a lo regulado en la literal b) el resguardo electrónico de los registros de las copias preimpresas y otros documentos emitidos en papel autorizados por la SAT, a través de imprentas autorizadas o autoimpresores.
At respecto, los criterios para la conservación y almacenamiento en medios electrónicos de los registros electrónicos equivalentes a las copias de facturas, facturas especiales, notas de crédito, notas de débito y otros documentos emitidos en papel, de conformidad con el artículo 18 dei acuerdo en mención, indica que para la conservación y almacenamiento de la información equivalente a las copias de facturas, facturas especiales, notas de crédito, notas de débito y otros documentos en papel deberán aplicar de forma equivalente los criterios contenidos en el artículo 10 del Acuerdo de Directorio Número 024-2007. Que las personas individuales o jurídicas habilitadas como Emisores de Facturas Electrónicas (EFACE) que contraten los servicios de los Generadores de
Facturas Electrónicas (GFACE) para que les preste el servicio de resguardo y conservación en medios electrónicos de información de facturas, facturas especiales, notas de crédito, notas de débito y otros documentos emitidos en papel, ya no tienen obligación de imprimir las copias de los mismos, que en el caso que dentro de sus archivos físicos cuenten con copias que fueron impresas antes de haber sido habilitados como EFACE y contar con el servicio de generación prestado por el GFACE, dichas copias impresas se puedan destruir, siempre y cuando se cumpla los requisitos establecidos en el citado Acuerdo de Directorio.
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El numeral 3 del artículo 18 del acuerdo analizado establece que la destrucción de las facturas, facturas especiales, notas de crédito, notas de débito y otros documentos en papel conste en Declaración Jurada en Acta Notarial en que se indique que los registros electrónicos contienen la información fidedigna de los números de las resoluciones de autorización de los documentos, rangos autorizados por dichas resoluciones y los registros que contenga cada factura; asimismo que no se incluyen en la destrucción las copias en papel de los documentos tributarios correspondientes a periodos fiscales que estén siendo auditados por parte de la Superintendencia de Administración Tributaria o por los cuales se hayan establecido ajustes firmes, líquidos y exigibles.
Conforme lo anterior, es importante tomar en cuenta lo que establece el artículo 1 1 de la Ley del Organismo Judicial al respecto de que si una palabra usada en la ley no aparece definida en el Diccionario de la Real Academia Española, se le dará su acepción usual en et país, lugar o región de que se trate. Y que las palabras técnicas utilizadas en la ciencia, en la tecnología o en el arte, se entenderán en su sentido propio, a menos que aparezca expresamente que se han usado en sentido distinto, por lo cual es conveniente definir dicho concepto, y por ser palabras técnicas utilizadas en la tecnología y por no estar definida en el Diccionario de la Real Academia Española, a continuación:
Resguardo:»Se conoce como resguardo a la custodia o preservación que se hace de algo»
Conforme los párrafos anteriores, se entiende que la Administración Tributaria puede establecer procedimientos para la conservación de facturas, transformando la información en registros electrónicos, por ende el resguardo de dicha información para su uso posterior. En ese sentido se considera que las facturas impresas en papel, autorizadas por la Administración Tributaria, posteriormente a la entrada en vigencia del artículo 29 del Acuerdo Gubernativo número 5-2013, Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, que cuenten con el procedimiento de «resguardo electrónico» (con contrato de su
Proveedor GFACE) conforme al Acuerdo de Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria Número 024-2007, no podrán ser emitidas y utilizadas por los contribuyentes después de su fecha de vencimiento.
CRITERIO INSTITUCIONAL:
Las facturas impresas en papel, autorizadas por ta Administración Tributaria, posteriormente a la entrada en vigencia del artículo 29 del Acuerdo Gubernativo número 5-2013, Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, que cuenten con el procedimiento de «resguardo electrónico» (con contrato de su proveedor GFACE), conforme dicho artículo y el Acuerdo de Directorio Número 024-2007 no podrán ser emitidas y utilizadas por los contribuyentes después de su fecha de vencimiento.
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