Es importante tenerlo en cuenta: gastos y costos no son lo mismo. En contabilidad, son conceptos fáciles de confundir. Su registro en los libros tiene distinto significado.
Un ejemplo sencillo: mi empresa se dedica a hacer bates de béisbol. Todas las erogaciones que mi compañía realiza como compra de la madera, traslado de la materia prima, salario del trabajador que le da forma al bate y barniz en su caso, son un costo de producción.
Los gastos no se vinculan en forma directa con la venta del producto o servicio. Tampoco forma parte del retorno de la venta sino como una inversión y puede ser a veces una pérdida. El costo figura como un activo en tanto que el gasto forma parte del estado de resultados. Otro modo de diferenciarlos es que el costo puede recuperarse mientras que el gasto no.
En contabilidad, la diferencia entre costo y gasto es muy importante ya que determina el punto de equilibrio para que una empresa se pueda sustentar en un ambiente competitivo y genere rentabilidad. Esto puede representarse mediante la ecuación económica donde el ingreso es igual al costo más el beneficio, de ese modo, si sabemos el costo y se contabilizan los beneficios se obtiene como resultado el ingreso de la empresa:
Ingreso = costo + beneficio |
El costo es un desprendimiento o sacrificio de recursos. Al adquirir un producto para su reventa en un establecimiento, dicha inversión o egreso es considerada un costo que permanece en el activo incorporándose al patrimonio de la empresa en un período contable. Cuando el producto es vendido, ya no existe el activo, por lo tanto se transforma en un gasto que se expone en el estado de resultado.
La contabilidad de costos se enfoca a los costos y no en los gastos. Un costo o desembolso es eso: un flujo de efectivo para la prestación de un servicio o venta de producto. Los costos involucran materias primas, mano de obra, servicios públicos, depreciación de maquinaria y equipo, costo de distribución, salarios de planta y arrendamiento de local en su caso.
Los costos se dividen en variables y fijos. Los fijos no varían con el nivel de producción, o sea con el volumen; mientras que los variables sí están en función de cada nivel en un período contable.
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Los gastos son erogaciones de la administración de la empresa, y constituye una inversión directa o indirecta para obtener un bien tangible o servicio. Los gastos pueden ser de diversa índole: salarios o sueldos administrativos, papelería, correo, teléfono, internet, publicidad, vendedores, capacitación, mantenimiento de equipo de transporte, etc.
Los gastos también pueden clasificarse en fijos, que pueden considerarse constantes durante un período determinado como renta o internet. Los variables cambian por lo general de mes a mes.
Para abundar en esto podemos decir que el costo se origina en la fábrica o planta, mientras que el gasto se origina en la administración.
El costo está muy vinculado con el proceso de producción y fabricación del producto. En contraparte, el gasto se relaciona con el proceso de comercialización, administración y financiación de las operaciones llevadas a cabo en la empresa.
Los costos forman parte del valor del producto. Mientras que los gastos, no.
Los costos se incorporan al activo, junto con los productos terminados. Los gastos, sin embargo, se registran directamente como una pérdida dentro del Estado de Pérdidas y Ganancias.
Por ejemplo, supongamos una empresa que fabrica de martillos. Cada uno de éstos requerirá de cierta cantidad de hierro y de madera, así como la mano de obra para poderlo fabricar. Necesitará también cierta cantidad de energía eléctrica para operar la maquinaria que lo produce así como otros combustibles para hacer funcionar las máquinas. También requerirá material para ser empacado. Hasta aquí todas las erogaciones se pueden considerar como costo. Ahora ya el martillo está elaborado, se ha empacarlo en cajas y hay que distribuirlo a las tiendas para que pueda ser comercializado.
Toda vez que el martillo está fabricado, se encuentra en la sección de producto terminado o bodega, cualquier desembolso en que se incurra en adelante, se constituirá en un gasto.
Para vender dicho martillo habrá que pagar transporte, almacenamiento, teléfono, pagarle al vendedor, a la recepcionista, al gerente, al contador público y al abogado, etc. Todas esas erogaciones se consideran como gastos.
Esto, desde luego, de una forma simplificada, concisa y elemental, ya que un costeo preciso requiere considerar muchos aspectos adicionales.
Los elementos que constituyen costo, generalmente están presentes en el producto terminado: en cada martillo hay una cantidad de hierro, una cantidad de minutos de trabajo, y energía. Todos cuantificables e identificables.
El sueldo del vendedor, de la secretaria o del gerente no se puede identificar en el martillo, por cuanto no están debido a que fueron posteriores a su fabricación, o estas personas no realizaron ninguna actividad que se pueda imputar de forma directa en la fabricación del martillo.
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La diferencia entre costos y gastos puede llevar a conclusión ya que a menudo se emplean como palabras sinónimas.
Desde un punto de vista práctico, cuando compramos un producto, el costo de éste depende de todo el proceso que haya llevado a su presentación final. El costo viene siendo como una forma de “compensación por el sacrificio”.
Ejemplo de gasto sería por ejemplo si somos dueños de un local, pero no somos dueños del edificio donde está ubicado. En este caso se vuelve necesario pagar un alquiler porque de lo contrario no tendríamos lugar para fabricar y vender el producto o servicio.
Gasto, por otro lado, aunque también es una salida de dinero, es más bien un egreso que financia una actividad concreta. Un gasto es un costo consumido en el momento. Un gasto se percibe como una salida destinada a satisfacer un deseo o una necesidad. De un gasto no suele esperarse un rendimiento posterior.
Un gasto debe contrastarse con los ingresos para poder determinar si hay ganancias o pérdidas.
En el momento en que se consuma un gasto, este produce una doble circulación económica. Sale dinero y entran bienes o servicios.
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