El pasado lunes 16 de enero se publicó mediante el Diario de Centro América, diario oficial del país, el acuerdo gubernativo 9-2023, que aprueba el Reglamento de inscripción en el Régimen de Seguridad Social. Este reglamento tiene como objetivo establecer las normas y requisitos para inscribir a los patronos y los trabajadores en el Régimen de Seguridad Social.

La inscripción de patronos y trabajadores está a cargo del Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, y este debe emitir el Registro Único de Seguridad Social por cada patrono y trabajador inscrito en el régimen. El tercer artículo del acuerdo específica que deben conservarse los principios registrales a continuación:

  1. Calificación Registral: Es la facultad que tiene el funcionario o empleado facultado para el efecto, de calificar la documentación presentada para la inscripción, así como la documentación e información a que tenga acceso en virtud de convenios interinstitucionales y otras fuentes de información y determinar la procedencia o no de una inscripción.
  2. Inscripción: Desde el momento que se lleva a cabo la inscripción, surte efecto la misma.
  3. Legitimación: Únicamente los inscritos en el Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, así como los mandatarios de estos, podrán realizar gestiones relacionadas con su registro sea para actualización, suspensión o cese.
  4. Rogación: Las inscripciones deben gestionarse a solicitud de la persona interesada, debiendo cumplir con los requisitos institucionales.
  5. Confidencialidad: Por considerarse bajo garantía de confidencia, el Instituto mantendrá la discreción necesaria para no divulgar datos proporcionados por patronos o trabajadores, salvo mediante orden escrita de autoridad competente, o que se trate de hechos relacionados con las personas que lo soliciten.
  6. Impulso de oficio: El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores deberá llevar a cabo la inscripción y actualización de oficio, conforme la investigación y análisis que determine su procedencia.

¿Cuál es la función del IGSS?

El cuarto artículo detalla cuáles sistemas registrales se aplicarán en este caso, debido a las actualizaciones electrónicas que el Instituto de Seguridad Social (IGSS) está implementando para agilizar los procesos. El registro debe ser electrónico y se creará un folio electrónico personal. El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores tiene como funciones:

  1. Realizar las gestiones que considere necesarias a fin de dar debida publicidad de los requisitos para la inscripción de patronos y trabajadores en el Régimen de Seguridad Social.
  2. Recibir y gestionar solicitudes de inscripción de patronos y trabajadores que lo requieran.
  3. Inscribir a patronos y trabajadores.
  4. Validar o invalidar las solicitudes para ser inscrito como patrono o trabajador de conformidad a lo establecido en el presente reglamento, emitiendo el Registro Unico de Seguridad Social.
  5. Modificar, cancelar o anular un registro, si se dan los motivos para ello.
  6. Gestionar la anulación de inscripción del patrono o trabajador ante la Dirección de Recaudación de la Subgerencia Financiera, cuando se determine que existe duplicidad o falsedad y ya haya sido emitido Registro Único de Seguridad Social.
  7. Emitir constancias de Registro Único de Seguridad Social
  8. Llevar el registro y control de las inscripciones y la emisión de constancias de inscripción.

El patrono tiene la obligación de inscribirse e inscribir a sus trabajadores sin excepción alguna. Todo patrono desde que inicia actividades está obligado a descontar de la totalidad que devenguen los trabajadores, el porcentaje correspondiente a la cuota laboral, deberá enterar al Instituto la cuota patronal y la cuota laboral descontada. En caso de incumplimiento será sancionado de conformidad con lo establecido por la legislación del salario que la normativa institucional aplique.

¿Quién o qué se considera el patrono?

En el artículo 8 se dictamina que, en una inscripción patronal al Régimen de Seguridad Social, tiene calidad de patrono:
  1. La persona individual o jurídica;
  2. En la actividad económica de la construcción:
    1. El propietario de la construcción, cuando la ejecute un profesional de la ingeniería, maestro de obra. encargado de empresa constructora, pero sin que exista contrato de construcción.
    2. El contratista, cuando la obra la lleve a cabo por contrato celebrado entre este y el propietario de la construcción o para la ejecución de una construcción, contenida en escritura pública o documento privado.
  3. El propietario o copropietario de empresas que no estén organizados en forma de sociedad, y cuando ejerzan funciones de dirección administrativa general en los bienes comunes, y;
  4. El arrendatario de empresas mercantiles o unidad económica de explotación agrícola por plazo fijado en el contrato de arrendamiento respectivo.

Cuando una obra o parte de la obra se hubiese ejecutado, sin que el patrono estuviese inscrito en el Régimen de Seguridad Social, la inscripción se podrá realizar de oficio; para tal efecto, las contribuciones de seguridad social se calcularán estimando el monto de los salarios devengados por los trabajadores como el treinta y cinco por ciento (35%) del valor total de la obra efectuada, determinado mediante licencia municipal, avalúo o contrato celebrado en escritura pública o documento privado.

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¿Quién o qué se considera trabajador?

Según los artículos 10, 11 y 12, un trabajador es:

  • Trabajador es la persona individual que presta sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en virtud de un contrato o relación de trabajo.
  • Todo trabajador inscrito debe disponer de un número de Registro Único de Seguridad Social, cuando este se institucionalice, el cual corresponde al Código Único de Identificación -CUI-, y la inscripción debe realizarla el patrono vía electrónica o presencial en el Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, Cajas o Delegaciones Departamentales del Instituto. En caso de no realizarla, el Instituto la realizará de oficio.
  • El trabajador deberá actualizar anualmente su información respecto a su ubicación y beneficiarios.

¿Cómo me inscribo al IGSS?

Ahora que entendemos los conceptos básicos de esta ley, podemos proceder a explicar el procedimiento de inscripción para el patrono y sus trabajadores. Alojado en los artículos 15 y 16. Las inscripciones de patronos deben ser gestionadas ante el Departamento de Registro de Patronos Trabajadores, Cajas o Delegaciones Departamentales del Instituto, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 20 del presente Acuerdo.

  • Para el efecto, podrá auxiliarse de los medios que estime pertinentes para obtener información o requerir investigación Departamento de Inspección Patronal, Cajas o Delegaciones Departamentales.
  • Al implementarse los sistemas informáticos correspondientes, las gestiones de inscripción, actualización y cese, se podrán realizar por ese medio; y la constancia de la misma, deberá extenderse en forma física o digital, firmada y con la certificación de seguridad correspondiente.
  • La inscripción se realizará mediante el formulario que para el efecto disponga el Instituto, el cual tiene la calidad de declaración jurada: este se presentará en forma física o electrónica, firmado por el patrono o su representante legal, adjuntando la documentación requerida.

¿Qué documentos o requisitos se deben presentar?

 La documentación requerida para la inscripción, según el artículo 17, deberá ser la siguiente:

  1. Para personas individuales, copia digital o fotocopia simple de:
    1. Documento Personal de Identificación -DPI- del propietario o copropietarios, en el caso de ser extranjero, del Pasaporte.
    2. Constancia ratificada del Registro Tributario Unificado-RTU-.
    3. Patente de comercio de empresa (para el caso de comerciantes).
    4. Mandato o Cara Poder (copropiedad de empresas). 
  2. Para personas jurídicas, entidades del Estado o embajadas, copia digital o fotocopia simple de:
    1. Documentación que acredite la representación legal.
    2. Documento Personal de Identificación -DPI- del representante legal, o Pasaporte, si es extranjero.
    3. Patente de Comercio de Sociedad y de Empresa, cuando corresponda.
    4. Documento con el que acredite la personalidad jurídica, (Testimonio de la Escritura Pública de Constitución de Sociedad y sus modificaciones o el documento con el cual se hubiese constituido, inscrito en el Registro correspondiente).
    5. Constancia ratificada del Registro Tributario Unificado-RTU- de la entidad.
    6. Pasaporte del Embajador.
    7. Constancia ratificada del Registro Tributario Unificado -RTU- de la Embajada.
    8. Documento del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que conste que una embajada se encuentra acreditada ante el Gobierno de Guatemala.
  3. Para ambos, cantidad de trabajadores a inscribir al régimen.

En el caso del artículo 18, se detalla qué documentación se requiere para la inscripción patronal en relación a la empresa, según sea el tipo de esta:

  1. Empresas Mercantiles: Copia digital o fotocopia de patente de comercio. Por cada contrato de servicio suscrito, el patrono deberá presentar copia del mismo. El patrono que tenga personal administrativo deberá contar con su registro patronal administrativo, para la adhesión de los contratos comerciales que suscriba.
  2. Empresas Agropecuarias: Copia digital o fotocopia de certificación de inscripción del inmueble en el Registro General de la Propiedad, donde constan números de finca, folio y libro a favor de la empresa agropecuaria. 
  3. Empresas arrendadas: Copia digital o fotocopia del contrato respectivo.
  4. Empresas de Construcción de Obras: Los mismos documentos que se requieran para el registro cuando se trate de empresas mercantiles, copia digital o fotocopia de licencia municipal de construcción, del contrato suscrito con el Estado o sus entidades autónomas, semiautónomas o descentralizadas.
  5. Empresas de Transporte Terrestre: Copia digital o fotocopia legalizada de la tarjeta de circulación de los vehículos y cuando estos sean arrendados, presentar copia digital o fotocopia del contrato de arrendamiento.
  6. Colegios: Copia digital o fotocopia de la resolución del Ministerio de Educación autorizando su funcionamiento y acta de inicio de labores.

Una vez se han cumplido todos estos requisitos y se cuenta con la documentación, se le asignará un número de registro y este le identificará como inscrito en el Registro Único de Seguridad Social. Este puede ser entregado personalmente o de forma electrónica por medio del correo electrónico registrado para el efecto. La notificación tendrá validez a partir del día siguiente de su recepción. 

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¿A partir de cuándo debo inscribirme en el IGSS?

El patrono tiene la obligación de inscribirse ante el IGSS desde la contratación de su primer trabajador, teniendo 30 días para realizarlo, o será sancionado con una multa de Q500.00. Más adelante ampliamos esta información.

El patrón debe notificar cualquier cambio y actualizar anualmente la información sobre su ubicación y beneficiarios. Está obligado a notificar al IGSS de cualquier cambio de dirección, ubicación de establecimiento, domicilio fiscal, cambio de razón o denominación social. También deberá dar aviso al IGSS cuando suspenda sus actividades, así como cuando las reanude. Deberá avisar al IGSS dentro de los diez (10) días posteriores a la actualización, si no da aviso se le imputará una multa de Q500.00.

Cuando el Instituto compruebe que el sujeto obligado a inscribirse al Régimen de Seguridad Social no lo haya realizado, procederá a realizar la inscripción de oficio; dicha acción no lo exime de pagar las contribuciones respectivas, a partir de la fecha que el Instituto determine que adquirió la obligación, según lo establecido en la normativa institucional vigente.

Todos los patronos obligados a contribuir al Régimen de Seguridad Social deberán inscribirse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de dicha obligación. Para el trámite de las inscripciones de oficio, deberá determinar la información siguiente:

  • Fecha en que inició actividades, de conformidad con los registros respectivos.
  • El nombre del obligado a inscribirse, de la empresa y la dirección exacta de su ubicación.

El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, después de establecer lo descrito en el artículo anterior, asignará número de Registro Único de Seguridad Social, y procederá a su notificación. Posterior a la inscripción de oficio, se podrán realizar las revisiones contables al inscrito, las cuales deberán quedar integradas en el expediente de inscripción.

El Departamento de Registro de Patronos y Trabajadores, deberá llevar un registro adicional de todos los inscritos de oficio. El Instituto debe tener un registro especial de números patronales asignados al Estado como entidad patronal, que consiste en una serie, aparte de la numeración general de los demás inscritos en el Régimen de Seguridad Social.

¿Qué sucede si el patrón no se inscribe?

Los patronos inscritos en el período de tiempo dispuesto en el párrafo anterior podrán hacer efectivas sus contribuciones a la seguridad social sin les recargos contemplados en la normativa de recaudación, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la inscripción. Si el pago se realiza después del plazo señalado, se aplicarán los recargos e intereses que procedan, así como multa de quinientos quetzales (Q.500.00).

Las solicitudes de inscripción realizadas fuera del plazo señalado en el primer párrafo del presente artículo, da derecho al Instituto a realizar la inscripción de oficio, a hacer constar la fecha de inicio de obligatoriedad, para efectos del cálculo y cobro de las cuentas respectivas, imponer los recargos contemplados en la normativa de recaudación, así como multa de quinientos quetzales (Q.500.00). La presente disposición también se aplicará para el caso de inscripciones de oficio.

Esta ley entra en vigencia al día siguiente de su publicación en el diario oficial de Guatemala.

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