En Guatemala y cualquier país del mundo la contabilidad tiene mucha relevancia en el éxito o fracaso de un negocio es algo que todo el mundo acepta y entiende. La diferencia de llevar una contabilidad interna o hacerla con expertos a través de un Outsourcing de Contabilidad puede hacer la diferencia.

Sin embargo, la verdadera extensión de los riesgos de una contabilidad deficiente o incorrecta no siempre son conocidos. 

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¿Pero qué es exactamente la contabilidad?

Es sencillamente la anotación de todos aquellos movimientos y transacciones económicos realizados en la empresa.

Es decir, los gastos e ingresos que día a día quedan registrados, además de las diferentes operaciones que, en definitiva, afecten de forma económica a nuestro negocio.

Esta información será usada de muchas formas.

Se requiere por parte de las administraciones tributarias para el cálculo de impuestos, pagos de tasas, etc.

Se usa internamente para conocer el estado financiero del negocio, o incluso para presentarnos a otras entidades (como por ejemplo a bancos, entidades crediticias, etc.)

Si no le damos la importancia que merece…

¿Qué podría suceder?

Lo mejor será contar mi experiencia al respecto.

Lejos de teorizar, mejor vamos a la práctica.

El problema fiscal

Cuando comenzamos la empresa en mi familia, mi padre era más trabajador que empresario.

muy bien cómo hacer las cosas, agradaba a los clientes y se preocupaba porque todo fuese perfecto, como un reloj.

¿Todo? Bueno, quizás había una parte no tan buena.

El que arrancó el negocio era un hombre todoterreno: lo hacía todo.

Pero eso, aunque resultó bueno en algunos aspectos, fue problemático en otros.

La contabilidad no era precisamente su fuerte, pero se empeñó en hacerla él mismo con ayuda de algunos familiares, por la falta de experiencia pude haber utilizado un Outsourcing de Contabilidad, pero no lo hice.

Todo empezó bien.

O al menos, eso creía. Llevaba sus cuentas a la Administración Tributaria, pagaba los impuestos y tenía un enorme calendario fiscal en el despacho contable que le recordaba cuando tenía que presentar un formulario u otro.

Todo parecía funcionar en el “departamento contable”, hasta que llegaron los problemas.

La verdad es que la primera inspección nos pilló a todos de sorpresa.

Las obligaciones tributarias resultaron ser más complejas de lo que mi padre había creído.

Se le olvidaron varias cosas importantes, pero, sobre todo, se equivocó en ciertos aspectos de las declaraciones.

A pesar de los manuales, de las preguntas en la oficina del fisco y de rellenar lo que parecía fácil, al final, tuvo que pagar una cuantiosa multa.

Pero no solo ese fue el precio de una contabilidad mal realizada.

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La contabilidad y los créditos

La sanción de la  Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- llegó en mal momento. Tal fue así que mi padre se vio obligado a solicitar un crédito para seguir operando la empresa.

Y ahí llegó la segunda parte. En el banco le pidieron toda la documentación pertinente: contable, patrimonial, etc.

¿Y sabéis qué ocurrió?

Pues que como la contabilidad no estaba realizada correctamente, el banco sospechó mucho y varias entidades le negaron el crédito.

Afortunadamente, al final consiguió el dinero, aunque fue menos de lo previsto y tardó casi un mes.

Y como las cosas estaban desesperadas, los socios de mi padre, que habían invertido capital, llamaban a todas horas muy enfadados.

La tensión se palpaba en el ambiente.

No fueron buenos momentos la verdad.

Pero no se les podía culpar, desconocían con exactitud cuál era el estado de la empresa hasta que se enteraron de lo de la multa.

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Los números hablan

Sin embargo, aunque la sanción y la dificultad para conseguir los créditos fueron muy inconvenientes, nos dimos cuenta todos de qué no era en realidad lo peor cuando por fin contratamos el servicio de outsourcing de contabilidad que necesitábamos.

Sencillamente, no teníamos ni idea de la realidad de la empresa.

Y ahí se comprobó que el dicho de que “todo está en mi cabeza” que se suele decir cuando alguien habla de su pequeño negocio es una trampa.

Cuando la contabilidad es correcta, cuando se hace bien el trabajo, es fácil ver dónde están las pérdidas, los beneficios, los pagos mensuales, anuales, las entradas de capital, las pérdidas o mermas de stock… todo se ve fácil, porque los flujos de compras y ventas pasan por los libros.

Por mucho que uno quiera, esa información tan valiosa es necesario ponerla en modo que sea útil.

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La contabilidad es el timón para guiar nuestro barco.

Y es que no debemos olvidar que un negocio nace, crece y muere en los números. La contabilidad es algo importante, eso lo sabe todo el mundo.

Pero a veces parece como si fuera más bien una especie de obligación o de “mal a sufrir”.

Nada más lejos de la realidad.

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¿Cómo influye la contabilidad en las decisiones sobre mi empresa?

Hemos dicho que la contabilidad es el timón del barco.

Cuando más afinado esté, mejor responderá el navío.

Tanto es así que en la mayoría de los casos en dónde tomamos decisiones de compra, ampliación de capital, contratación… nos apoyamos, lo sepamos o no, en la contabilidad.

Y no sólo por conocer el estado de la empresa.

A veces, una acción fiscal puede modificar cómo vamos a afrontar el año.

Si tenemos que presentar nuestras declaraciones de ingresos y facturas, y tenemos un baremo que cumplir, quizás nos interese tomar decisiones que afectan a todo el negocio, como puede ser reducir costes o aumentar salarios.

Puede parecer extraño, pero a veces un aumento del gasto laboral puede suponer una reducción de gastos a través de políticas de incentivación.

La influencia de una buena contabilidad es visible casi desde el primer momento.

Al final, mi padre buscó un buen equipo de outsourcing de contabilidad que no solo solucionó el problema con el fisco, sino que permitió tener contentos a los socios (que ya veían claramente la evolución positiva del negocio) y tener la seguridad y previsión necesarias para dimensionar la empresa poco a poco.

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En definitiva, nos permitió crecer.

Crecimiento contable, nuestra tarjeta de visita más preciada

En la experiencia empresarial que viví, rápidamente comprendí la importancia de controlar la información. Y lo más importante: en el mundo de los negocios, tu mejor presentación es tu cuenta de resultados.

Tanto la contabilidad financiera como administrativa ofrecen las principales herramientas que necesitamos en la toma de decisiones globales.

No olvidemos que un signo que atrae capital es el crecimiento.

Si mostramos al mundo que nuestra empresa crece, el capital viajará a tu empresa.

Pensando siempre a lo grande, se pueden conseguir grandes cosas.

Hay que tener presente que las bases, los cimientos de nuestro negocio, deben ser fuertes.

Así lo aprendió mi padre, aunque realmente fue más por un hecho puntual que en su momento pareció un golpe de mala suerte, resultó una enseñanza vital y empresarial valiosísima.

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