Introducción
Lo dijo Pitágoras: “Todo es numeros”. Para el filósofo y matemático todo el cosmos y su funcionamiento estaban en función de los numeros.
Estaba enamorado de los cifras porque sabía que influían en nuestra vida, forma de pensar y en nuestras decisiones.
El estudio y examen minucioso de los numeros era crucial para comprender el universo y el entorno; y lo sigue siendo todavía.
Por desgracia, las matemáticas es la asignatura que más ha ido perdiendo calidad en las escuelas. Pero los numeros nunca mienten.
Son indispensables a la hora de emprender un negocio o si ya se cuenta con uno. De su análisis metódico y diligente depende el éxito de una empresa nueva o de una que se encuentre ya en marcha.
Muchos proyectos de emprendimiento acaban no viendo la luz de la rentabilidad por no poner la atención debida a los numeros.
No es que los emprendedores tengan que saber resolver ecuaciones diferenciales o manejar logaritmos, pero sí es vital que cuenten con un mínimo de preparación y dominio numérico. Que adquieran el gusto por ellos.
El propósito clásico de los numeros en los estados financieros como herramienta para determinar el nivel de salud de un negocio en términos económicos, es el tradicional pero no el único.
Las cifras que contienen sirven para hacer diagnósticos, estimar el valor de la compañía, inferir tendencias del mercado, establecer sistemas de control para gastos excesivos, definir los procedimientos para el pago de impuestos, verificar programas de eficiencia productiva, así como corregir, descartar o fortalecer estrategias.
En los próximos párrafos se hará énfasis en la trascendencia del análisis de los numeros y cómo son útiles para discernir las decisiones correctas. Cuando no se toman las decisiones apropiadas, las cifras ayudan a corregirlas.
Una revisión cuidadosa de los numeros del balance general, estado de resultados y flujo de efectivo apoya el determinar las mejores acciones durante un emprendimiento.
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¿Para qué sirve un flujo de caja proyectado?
Parece una tarea difícil y lo es. Poner un pie en el futuro sin la debida preparación (incluso teniéndola) siempre representa un riesgo. Especialmente si se trata del porvenir de una empresa cuyas funciones están sujetas en buena parte a los vaivenes de la economía de cada país y del mundo.
Se suele cuestionar la conveniencia y la utilidad de preparar una proyección de flujos. La respuesta es categórica: siempre es mejor contar con esos numeros que no tenerlos.
Un flujo de caja proyectado tiene el propósito de prever situaciones futuras, para que la firma se encuentre preparada ante épocas de dificultades y escasez, así como en los períodos de abundancia y prosperidad. Es obvio pero… ¿para qué más?
En forma sencilla y clara podemos declarar: un estado de flujo proyectado sirve para saber qué hacer con la caja de la empresa, tanto si se contempla en el futuro que falte dinero como si llega a sobrar.
Estimar tales cifras siempre es una buena medida precautoria.
En cuanto a los plazos que se manejan en dichas proyecciones, los horizontes más comunes son: 1, 3, 5 y 10 años. Los dos primeros son considerados de corto plazo, el de cinco años como mediano, y el de diez es referido por lo general como largo plazo.
Supongamos que los numeros de la proyección arrojan que el día de mañana los flujos generados por las operaciones, serán insuficientes para cubrir todos los compromisos de la empresa como intereses, deuda, compra de materia prima o cuentas por pagar. Se hace entonces necesario considerar el recurrir a los bancos en busca de financiamiento o refinanciamiento. La empresa está preparada gracias a las proyecciones.
¿Qué pasa si llega a presentarse el fenómeno contrario? Hay sobrante de dinero en la caja. En esas circunstancias se vuelve necesario el estudiar el destino más redituable para ese dinero que sobra. Lo más inmediato y simple: invertirlo en el banco sin más complicaciones.
Pero hay otras opciones que involucran actividades de emprendimiento: entablar asociaciones o alianzas estratégicas con otras entidades, incursionar en nuevos mercados adquiriendo instalaciones y equipo de transporte, ampliar la capacidad productiva o establecer una nueva planta en otra zona, etc. Otra vez: la empresa está preparada gracias a las proyecciones.
En caso de hacerse inversiones en proyectos de expansión, alianzas o coinversiones; los flujos proyectados sirven para obtener la tasa interna del proyecto (TIR) que se espera.
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Uso del balance, el estado de resultados y los dictámenes financieros en general
El balance general es una especie de resumen de las actividades de la empresa, un documento aglutinante de los activos, pasivos y patrimonio. En él se consignan lo que se tiene, lo que se debe y lo que le deben.
De ahí su nombre: “balance”, para denotar un recuento o comparación entre lo que la empresa puede usufructuar y sus obligaciones con otras entidades. Una suerte de promedio.
Por lo común, es el punto de partida cuando se analiza la situación financiera, un reporte básico y guía de las actividades globales. Una fotografía integral de cómo ha sido administrada la compañía.
Mediante la lectura de los activos y de los pasivos puede inferirse en forma aproximada y a grandes rasgos, cuál será la disponibilidad de recursos y dinero en el futuro.
El estado de resultados tiene como objetivo determinar si la firma genera recursos o no. Si gana o pierde dinero. En virtud de que considera los ingresos y los egresos se dictamina si es negocio o no. Ahora bien, hay diferencia de criterios acerca de si resulta suficiente o es lo mejor para calcular la utilidad.
En todo caso es lo más empleado.
Su uso inmediato es establecer un marco de comparación entre distintos períodos para ver si se mejora o empeora. Da pie para obtener diferentes radios de rentabilidad que se emplean según lo que se considere más representativo acerca de las actividades del negocio.
No hay que perder de vista que el objetivo de toda entidad económica (a menos que sea una asociación civil o una institución de beneficencia), es obtener ganancias.
Si el estado de resultados es óptimo o medianamente pasable, puede servir para hipotecar activos fijos o pedir financiamiento.
También es útil para detectar errores y fugas de capital, así como localizar anomalías que por lo común no tienen nada que ver con el giro principal de la compañía. Es indispensable para el rastreo de la asignación de recursos.
Cuando se decretan dividendos para repartir entre los accionistas, el estado de resultados proporciona las bases apropiadas para hacerlo con la mejor información disponible.
Lo ideal es que el balance, el estado de resultados y el de flujo, se obtengan mensualmente; dependiendo de la magnitud de las operaciones, aunque también puede realizarse en forma trimestral. Desde luego, en forma anual es prácticamente obligatorio.
Por lo general, las proyecciones se realizan tan sólo para los flujos. ¿Vale la pena hacerlo con el balance general y el estado de resultados? Respuesta: Sí.
Las proyecciones deben partir de cifras reales no de presupuestos de años anteriores. Este es un error común en que incurren los poco versados en el tema: partir de numeros ficticios sean buenos o malos. Se debe tener una base real. Ya sea un trimestre, seis meses o un año.
Se recomienda manejar por lo menos dos escenarios: conservador y pesimista. Para ello, las cifras deben basarse en el PIB nacional. Casi todas las industrias están vinculadas al comportamiento de Producto Interno Bruto de una u otra manera, excepción hecha tal vez al turismo y otras ramas de entretenimiento cuyo desarrollo depende de otras variables como la estabilidad social o tipo de cambio.
Por lo general se prescinde del escenario optimista (aunque no siempre), ya que la toma de decisiones basadas en estos numeros pueden traer consecuencias serias, por ello, la pauta a seguir es: “hay que ser moderado”.
Todos los estados financieros sirven para la toma de decisiones, y en especial para las siguientes: determinar las estrategias de producción, comercialización y manejo de recursos (tangibles e intangibles, monetarios y no monetarios) de una empresa.
Recalcamos. Nunca resulta ocioso dedicarle tiempo a la preparación de proyecciones financieras así como el análisis meticuloso de los informes contables: va la salud económica de la empresa de por medio.
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